Zu Beginn starte mit Deiner neuen Ordnerstruktur für Dein papierloses Büro

Papierlos arbeiten ist heutzutage in aller Munde. Aber sind wir denn wirklich schon soweit?
Ich bin mir da nicht so sicher.

Im Internet finden sich viele Berichte, die sehr ausführlich dieses Thema vorstellen.
Heute jedoch möchte ich auf das Thema Ordnerstruktur aufmerksam machen, bevor wir uns im nächsten Blog mit den Themen wie Hardware, Software oder Back-up Strategie auseinandersetzen.
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Wahrscheinlich kennen wir alle schon einige Vorteile von papierlosen Büros. Es geht damit los, dass wir nie mehr einen Papierstau im Drucker haben werden. Wir schonen die Umwelt und es ergibt auch eine große Kostenersparnis.

Jeder von uns hat vorhandene Unterlagen und Dokumente und täglich kommen neue hinzu. Daher stellt sich schon die erste Frage. Beginne ich damit, vorhandene Unterlagen zu digitalisieren oder erst mal nur alles, was neu hereinkommt.

Sehe es einfach als Training an, mit den vorhandenen Unterlagen zu beginnen. Schritt für Schritt bekommst Du eine Routine. Nutze diese Möglichkeit, um eine komplett neue Ordnerstruktur zu entwerfen. Nehme Dir ein paar Stunden Zeit alles zu überdenken.
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Nun stelle Dir vor, dass Deine vollständigen Geschäftsunterlagen digitalisiert sind. Du findest auf Knopfdruck wichtige Dokumente wie Deine Umsatzsteuer-ID-Nr., Deine Gewerbeanmeldung und die letzten Steuerbescheide. Das lange Suchen hat ein Ende und es ist möglich von überall aus auf Deine Dokumente und Dateien Zugriff zu haben.

Für Unternehmen wird es Tag für Tag wichtiger, sich digital neu zu organisieren. Dies vor allen Dingen um einfachere Kommunikations- und Entscheidungswege zu bekommen.

Im Monat Januar habe ich für einen Kunden die Buchhaltung komplett digitalisiert und mit nur einem Link dem Steuerberater übermittelt. Die Zeiten sind vorbei mit dem Pendelordner Monat für Monat zum Steuerberater zu gehen.
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Fazit: Nach der Fertigstellung wirst du rasch herausfinden, wie viel Zeitersparnis Du wirklich hast
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